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Optimisation des processus d'achat avec l'E-business

Quand un mail déclenche automatiquement la fabrication des instruments au centre de production

L'optimisation des processus d'achat est une préoccupation grandissante dans les entreprises.
Que ce soit pour simplifier la démarche, diminuer le risque d'erreur, réduire le temps de commande ou intégrer celles-ci d'ERP à ERP, Endress+Hauser propose différentes solutions d'e-procurement (achats en ligne).
Cet article détaille la démarche engagée avec Spie Batignolles Energie pour l'intégration des commandes par e-mail.
Afin d'optimiser le processus de commande, Spie Batignolles Energie a accepté d'être pilote pour la mise en place d'une nouvelle procédure avec Endress+Hauser, basée sur l'intégration de commandes envoyées par e-mail.

  • Installation d'instrument Endress+hauser chez Spie Batignolle - Sopac © Endress+Hauser France

Bénéfices

  • Connexion simple et flexible entre 2 systèmes ERP

  • Liste de matériels standards validés et à jour hébergés chez Spie Batignolles Energie

  • Traitement automatique des commandes, réduisant ainsi la durée globale de gestion de la commande

  • Gain en qualité avec une réduction des erreurs dues aux saisies manuelles

  • Logo Spie Batignolles
    Pouvoir transférer plus rapidement et aisément nos commandes, et fiabiliser le transfert et la chaîne achat sont pour nous les principaux avantages de la mise en place de ce type de procédures.

Une analyse des commandes passées a montré qu’un certain nombre de capteurs pouvait être standardisé. Ces références seront regroupées dans un catalogue éléctronique. La validation de la commande via ce catologue par Spie Batignolles Energie génère automatiquement un e-mail avec un Order-ID envoyé à une adresse dédiée. Dans le cas d'une commande d’instruments hors catalogue, la commande est toujours validée par e-mail et l'Order-ID est défini dans l’offre commerciale réalisée par le responsable de clientèle Endress+Hauser. Dans les deux cas, l’intégration de la commande génère automatiquement la mise en production des instruments.

Voici comment fonctionne cette intégration

La commande créée par Spie Batignolles Energie dans leur système d'achat est rattachée en tant que pièce jointe dans un mail et envoyée à une adresse spécifique chez Endress+Hauser. Le contenu de cette pièce jointe est alors automatiquement extrait et la commande est instantanément créée dans SAP (ERP6.0) grâce à l'Order‑ID ! Toutes les informations comme la référence de commande, le prix ou la date de livraison souhaitée sont automatiquement validées, et la commande libérée aux centres de production.

Qu'est ce que l'Order-ID ?

L'Order-ID est un code unique permettant à Endress+Hauser le traitement automatique de commandes clients dans SAP. Ce code contient :

  • Toutes les informations techniques relatives aux équipements commandés (références, longueurs, gammes de mesure, etc)

  • Toutes les informations d'ordre commercial comme le donneur d'ordre, l'adresse de livraison, le prix net, etc)

L'Order-ID garantit la validité des références de commande et le respect des conditions commerciales.

Exigences

  • Mise en place d'une procédure de commande client souple et efficace

  • Utiliser les échanges électroniques pour réduire le papier et les saisies manuelles

Quelles ont été les étapes de mise en place ?

  1. Création du catalogue électronique regroupant les références standardisées avec Order-ID

  2. Activation et mise en place des Order-ID sur les offres commerciales émises d'un canal de vente

  3. Définition de la structure de la pièce jointe avec Spie Batignolles Energie

  4. Création d'une adresse e-mail dédiée à Spie Batignolles Energie

  5. Réalisation du mapping permettant d'extraire la pièce jointe et de créer une commande

  6. Activation de la procédure et formation des utilisateurs

Contact

Endress+Hauser Algérie SARL
24 , rue du Stade - Hydra 16035 Alger Algérie
Tél.: +213 21 48 3299
Fax: +213 21 60 7549
Envoyer e-mail http://www.dz.endress.com